Tegenwoordig gebeurd het regelmatig: Gesprekken (zoals vergaderingen, 1-op-1 gesprekken, etc.) die worden opgenomen en daarna door AI worden verwerkt om een transcriptie te laten maken zodat er gemakkelijk kan worden teruggelezen, een samenvatting kan worden gemaakt of actiepunten op een rij kunnen worden gezet.
Online transcriptietools kunnen veel tijd besparen. Een opgenomen gesprek wordt binnen enkele minuten omgezet in tekst, waardoor je als mens je aandacht beter kunt richten op de inhoud en het vervolg van het gesprek of de vergadering. Toch vraagt het gebruik van deze tools om een zorgvuldige afweging. Want wat gebeurt er eigenlijk met de audio die je uploadt? En vanuit het kader van deze website: hoe ga je als coach om met dit onderwerp?
‘AVG-proof’ betekent niet automatisch volledig veilig
Veel online transcriptietools geven aan dat ze voldoen aan de AVG (GDPR). Dat is een belangrijke voorwaarde, maar het zegt niet automatisch alles over de manier waarop jouw gegevens worden verwerkt.
Waar wordt de audio opgeslagen? Wordt deze gebruikt om AI-modellen te trainen of te verbeteren? Krijgen externe partijen toegang tot de bestanden? En wat gebeurt er met de uitgeschreven tekst, samenvattingen of andere gegevens die uit het gesprek worden afgeleid?
Sommige aanbieders vermelden duidelijk dat audio na bijvoorbeeld 24 uur wordt verwijderd. Dat klinkt geruststellend, maar zegt niet per definitie iets over de bewaartermijn van transcripties, back-ups of andere gegevens. Bovendien kan informatie al verwerkt of gedeeld zijn voordat de audio wordt verwijderd.
Dat betekent niet dat iedere tool onzorgvuldig met gegevens omgaat. Het betekent wel dat je als coach verder moet kijken dan alleen de AVG belofte.
Een coachingsgesprek is geen gewone geluidsopname
Tijdens een coachingsgesprek deelt een coachee regelmatig persoonlijke informatie over relaties, werk, onzekerheden of mentale gezondheid. Zulke informatie kan bijzonder gevoelig zijn. Gegevens over iemands gezondheid vallen bijvoorbeeld onder extra beschermde persoonsgegevens in de AVG.
Als coach heb je daarom een verantwoordelijkheid om bewust te kiezen welke informatie je vastlegt, waar je die opslaat en met wie je die deelt. Dat vraagt niet alleen om een betrouwbare tool, maar ook om inzicht in de voorwaarden en het privacybeleid van de aanbieder (stel jezelf eens de vraag hoe vaak je ECHT de kleine lettertjes leest voor je het vinkje van “akkoord” aanklikt?).
Vraag altijd toestemming aan je coachee
In mijn optiek hoort transparantie bij goed coachen. Vertel je coachee daarom vooraf dat je een transcriptietool wilt gebruiken, waarom je dat doet en welke tool je daarvoor inzet. Leg ook uit wat je weet over de opslag, verwerking en verwijdering van de gegevens.
Vraag vervolgens expliciet of de coachee hiermee akkoord gaat. Geef daarbij ook ruimte om nee te zeggen, zonder dat dit gevolgen heeft voor het coachingsgesprek (of -traject) dat nog gaat volgen.
Let op: toestemming vragen is niet automatisch voldoende om aan alle AVG-verplichtingen te voldoen. Als bijvoorbeeld bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, aan welke aanvullende voorwaarden moet dan worden voldaan?
Bewust omgaan met technologie
Transcriptietools kunnen waardevol zijn, mits je ze zorgvuldig gebruikt. Controleer de privacyvoorwaarden, maak duidelijke afspraken en overweeg lokale (= dus alleen aanwezig op je eigen desktop of laptop) transcriptiesoftware waarbij de audio je eigen computer niet verlaat.
Technologie kan je als coach ondersteunen, maar vertrouwen blijft de basis van de coachrelatie. En dat vertrouwen begint bij zorgvuldig omgaan met de persoonlijke verhalen die iemand met je deelt.
Veelgestelde vragen over transcriptietools en de AVG
Bij de linkjes die hieronder worden genoemd kun je meer informatie terugvinden. Die informatie kan wat technisch overkomen. Als je er vragen over hebt, stuur me aub een e-mail.
1. Is een online transcriptietool die AVG-compliant is automatisch veilig voor coachingsgesprekken?
Nee, niet automatisch. De aanbieder moet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan, maar als coach moet je ook kijken naar de concrete voorwaarden. Wordt de audio gebruikt om AI-modellen te trainen? Welke partijen kunnen toegang krijgen tot de bestanden? En hoe lang blijven de audio en de transcriptie bewaard?
Lees meer bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de rol van verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers.
2. Mag een transcriptietool mijn audio gebruiken om AI te trainen?
Dat hangt af van de afspraken en de manier waarop de aanbieder de gegevens verwerkt. Een aanbieder die uitsluitend als verwerker optreedt, mag persoonsgegevens niet zomaar voor eigen doeleinden gebruiken. Als de aanbieder gegevens voor eigen doeleinden wil verwerken, moet daarvoor afzonderlijk worden beoordeeld of dat rechtmatig is.
Controleer daarom de privacyverklaring, de gebruiksvoorwaarden en eventuele instellingen voor AI-training.
3. Is het voldoende als de audio binnen 24 uur wordt verwijderd?
Nee. Het is positief als audio snel wordt verwijderd, maar daarmee weet je nog niet wat er met de transcriptie, samenvattingen, back-ups of andere afgeleide gegevens gebeurt. Ook kan de audio al zijn verwerkt voordat deze wordt verwijderd.
Controleer daarom of de verwijderingsvoorwaarden betrekking hebben op alle relevante gegevens en vraag bij onduidelijkheid om uitleg van de aanbieder.
4. Moet ik mijn coachee toestemming vragen voordat ik een transcriptietool gebruik?
Het is verstandig om dit vooraf open te bespreken en expliciet akkoord te vragen. Vertel waarom je de tool gebruikt, welke aanbieder je inzet en wat je weet over de opslag en verwerking van de gegevens.
Juridisch is toestemming echter niet in iedere situatie de enige mogelijke grondslag. Je moet beoordelen welke grondslag van toepassing is. Als bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, worden verwerkt, gelden bovendien aanvullende voorwaarden.
Lees meer over de AVG-grondslagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
5. Waarom zijn gegevens uit coachingsgesprekken extra privacygevoelig?
Een gesprek kan informatie bevatten over iemands mentale gezondheid, relaties, werkproblemen of persoonlijke omstandigheden. Informatie over gezondheid valt onder de bijzondere persoonsgegevens van de AVG en krijgt extra bescherming.
Niet ieder persoonlijk gegeven is automatisch een bijzonder persoonsgegeven, maar een coach moet wel rekening houden met de gevoelige inhoud van gesprekken.
Lees de uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens over gezondheidsgegevens.
6. Moet ik een verwerkersovereenkomst afsluiten met de aanbieder?
Als de aanbieder persoonsgegevens namens jou verwerkt en daarbij als verwerker optreedt, vereist de AVG doorgaans een verwerkersovereenkomst. Daarin leg je onder meer vast waarvoor gegevens worden verwerkt, welke beveiligingsmaatregelen gelden (wat doe je b.v. als er bij de onderneming een datahack (denk aan Albert Heyn) plaatsvindt?) en welke afspraken er zijn over eventuele subverwerkers.
Lees de uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerkersovereenkomst.
7. Wat is een veilig alternatief voor online transcriptie?
Een alternatief is transcriptiesoftware die lokaal op je eigen computer draait, zonder de audio naar een externe dienst te uploaden. Daarmee beperk je de gegevensoverdracht, al blijven veilige opslag, toegangsbeveiliging en verantwoord omgaan met de transcriptie belangrijk.
Praktische tip: controleer vóór gebruik niet alleen wat een tool belooft, maar vooral wat er contractueel en technisch met de audio én de daaruit voortkomende gegevens gebeurt.